Ofimática Editor de Presentaciones
¿Qué es PowerPoint?
Microsoft PowerPoint es, sin lugar a dudas, la aplicación más usada para hacer presentaciones. Las presentaciones de PowerPoint son usadas para muchísimas cosas, tanto por grandes empresas mundiales como por profesores para impartir sus clases.
PowerPoint también es objeto de burla. Muchos acusan a PowerPoint de ser aburrido y un apoyo para oradores mal preparados.
Solo un mal carpintero echa la culpa a las herramientas. Y como cualquier herramienta, PowerPoint es increíblemente útil cuando se usa correctamente. Puedes usarlo como apoyo para tus presentaciones orales para ganar confianza y exponer visualmente tus argumentos al público.
En este tutorial vamos a centrarnos en trabajar con PowerPoint para crear una presentación. Para dominar el `programa, hablaremos sobre los pasos más comunes que un principiante del PowerPoint debe conocer.
Aquí están las acciones fundamentales que necesitarás realizar para construir una presentación de PowerPoint:
- Necesitarás añadir diapositivas, las páginas individuales de la presentación.
- Necesitarás añadir contenido a las diapositivas, por ejemplo cuadros de texto, imágenes, tablas y gráficas.
- Cambia el tema y el estilo para dar una apariencia profesional a tu presentación y que se adapte a cada ocasión.
- Prepara ayudas para la presentación, como Notas del Orador y Vista del Moderador para hacerte sentir cómodo a la hora de presentar.
Hablaremos de cada uno de estos en este tutorial de PowerPoint, para que estés preparado rápidamente.
Cómo Navegar por PowerPoint
Para ganar agilidad con PowerPoint, es de gran ayuda conocer la disposición de la aplicación. Vamos a revisar las opciones del menú principal para que puedas aprender a usar PowerPoint rápidamente. Si comprendes la manera en que se organiza la aplicación, serás capaz de encontrar la herramienta que necesitas rápidamente.
Veamos las partes fundamentales de la interfaz de PowerPoint
1. El Menú Desplegable
El menú despegable se encuentra en la mayoría de las aplicaciones de Microsoft, por ejemplo Word, Excel y PowerPoint. Se encuentra situada encima del área principal de la aplicación.
El menú contiene una serie de pestañas entre las que puedes ir cambiando. Cada una de ellas tiene un conjunto único de herramientas con las que trabajar en tu presentación de manera diferente. Cuando cambias de pestaña en la barra, verás botones y opciones nuevos para modificar tu presentación:
- Archivo - guarda, comparte y exporta tu presentación.
- Inicio - una colección general de las herramientas más comunes que usarás en PowerPoint.
- Insertar - una herramienta todo en uno para añadir cualquier tipo de contenido imaginable, como tablas, imágenes, gráficos, vídeo y mucho más.
- Diseño - controla el aspecto general de tu presentación con la configuración del tema y el estilo.
- Transiciones - añade animaciones para cuando cambias de diapositiva.
- Animaciones - controla el orden y el estilo en que aparecen o desaparecen los objetos de la diapositiva.
- Presentación con Diapositiva - configuraciones relacionadas con la manera en que se muestra la presentación cuando se comparte con el público
Ahora que conoces la interfaz, puedes tener una idea mejor de cómo puedes ir directamente a la herramienta que necesitas. Vamos a profundizar un poco más en cómo puedes usar varias de estas pestañas.
2. Pestaña Inicio
Uso: una selección general de las herramientas más populares en PowerPoint.
Suelo permanecer en la pestaña Inicio cuando estoy trabajando en PowerPoint. La razón es que tiene prácticamente todas las herramientas que necesitas. Desde añadir una nueva diapositiva a cambiar el formato del texto y del párrafo, la pestaña Inicio es la pestaña por defecto para la mayoría de usuarios.
3. Pestaña Insertar
Cuando estás añadiendo contenido a la diapositiva, la pestaña Insertar tiene cualquier herramienta posible para añadir contenido nuevo a una diapositiva. Escoge uno de estos tipos de objetos para añadirlo en la diapositiva.
4. Vista
PowerPoint tiene distintos tipos de vista, que son simplemente distintas maneras de trabajar con la misma presentación. Puedes cambiar la vista para obtener una perspectiva distinta de tu contenido.
Utiliza las vistas para editar o construir de manera diferente tu presentación de PowerPoint.
En la captura de pantalla de aquí abajo puedes ver la diferencia entre la vista Normal, por defecto, y la vista Clasificador de diapositivas. La vista Normal muestra cada diapositiva en el centro, mientras que la de Clasificador de diapositivas crea miniaturas que puedes arrastrar y soltar para reordenar tu presentación.
5. Pestaña Diseño
Una presentación atractiva puede atrapar la atención de tu público. Usamos temas y estilos en PowerPoint para añadir un atractivo visual a la presentación, y la pestaña Diseño controla estas configuraciones.
En la pestaña Diseño puedes hacer clic en uno de los temas para cambiar el estilo de tu presentación. O probar una miniatura de Estilo diferente para cambiar el esquema de colores.
Pasos para Construir un PowerPoint
Hemos hablado sobre la interfaz de PowerPoint, así que ya deberías sentirte cómodo moviéndote por la aplicación. Ahora vamos a hablar de las acciones que vas a usar repetidamente y cómo puedes hacerlas en PowerPoint.
1. Cómo Añadir Diapositivas
Piensa en las diapositivas como las unidades individuales de la presentación que puedes llenar con contenido. Para insertar una diapositiva nueva, ve a la pestaña Insertar del menú de PowerPoint. Después, haz click en el botón Nueva Diapositiva para añadir una diapositiva nueva en tu presentación.
Cada miniatura que ves en la barra lateral representa una diapositiva. A continuación, añade contenido en cada diapositiva.
No hay un límite en el número de diapositivas que puede contener tu archivo de PowerPoint. Sin embargo, deberías considerar cuántas diapositivas necesitas para comunicar tus ideas.
2. Cómo Añadir Contenido
El contenido es lo que define cada una de las diapositivas. PowerPoint admite un rango amplio de contenido, como texto, grafos, tablas, gráficos y mucho más.
La manera más fácil de añadir contenido es empezar escogiendo un Diseño, que puedes seleccionar dentro de la pestaña Inicio.
Estos diseños tienen recuadros de contenido en los que es fácil añadir tu propio contenido. Simplemente escoge un diseño y luego empieza a añadir tu contenido.
3. Cómo Escoger un Tema y Estilo
Después de haber creado el contenido de tu presentación, es una buena idea ir pensando en añadir un estilo visual. Para esto, ve hasta la pestaña Diseño y haz click en una de las miniaturas de un tema.
Utilizar un tema de PowerPoint es la alternativa preferible a añadir fondo, color y estilo distintos en cada una de las diapositivas. Normalmente, cambiar el tema ajusta simultáneamente toda la presentación. Esto reduce enormemente el tiempo necesario para crear la presentación.
En solo tres pasos tienes una secuencia repetible de acciones necesarias para hacer una presentación.
Cómo Potenciar PowerPoint
En cada una de las aplicaciones creativas que he conocido, siempre hay truquillos que aprendes varios meses después. Desearías haberlos conocido desde el principio, y piensas en todas las horas que has malgastado en la curva de aprendizaje.
PowerPoint no es la excepción de esta regla, y es especialmente importante que puedas recortar el camino cuando te urge preparar tu presentación.
La mejor manera de ahorrar tiempo en tu presentación es empezar con un tema de PowerPoint prefabricado. Puedes encontrarlos en Envato Elements, un servicio de descargas ilimitado para creativos.
Muchos de los archivos que encontrarás en los temas de PPTX de Elements aparecen como presentaciones terminadas. Tal vez te preguntes cómo usar estas presentaciones prefabricadas para tus propias necesidades.
Para usar temas de Elements, redúcelos a los diseños de diapositiva que vayas a usar. Un tema es premium por las ideas que incluye como parte de él. Simplemente usa estas ideas como puntos de partida sobre los que puedas añadir contenido.
De nuevo, el valor de Elements está en que puedes descargar tantos archivos como quieras mientras estés suscrito. Y si dejas la suscripción, todavía tendrás derecho a usar los recursos creativos que hayas descargado. Es mucho más rápido que construir cada diapositiva desde cero.
Herramientas para Oradores
El contenido y el diseño varían enormemente de una presentación a otra. Sin embargo, no importa cuál sea el objetivo de tu presenación, estas son las herramientas básicas de las que todo orador se puede beneficiar.
Vamos a centrarnos en la herramienta más útil para oradores de este tutorial de PowerPoint. Siempre menciono estas herramientas para que los oradores ganen confianza y comodidad.
1. Notas del Orador
Olvídate de escribir tarjetas de notas o de tener a mano un guión impreso. Las notas del orador son una manera de añadir las cosas que quieras decir en cada diapositiva.
Las notas del orador se añaden en cada diapositiva individual, y la mejor manera de añadirlas es desde la vista Normal. Haz click en Notas debajo del área de la presentación y escribe las notas particulares de esa diapositiva.
Microsoft PowerPointCómo Añadir Notas de Orador en PowerPoint en 60 Segundos
Las notas del orador se mostrarán en las copias impresas en tu presentación, así que es más fácil escribirlas en el PowerPoint en lugar de hacerlo en notas a mano que puedas perder.
2. Vista de Moderador
Otra herramienta imprescindible es la Vista de Moderador, que es perfecta para el uso de dos pantallas durante la presentación. Mientras tu público vea la presentación que has creado en el proyector en la pantalla LCD, tú tendrás tu vista privada con las notas del orador, siguientes diapositivas y más.
Activa la Vista de Moderador desde la barra de pestañas haciendo click en Usar Vista de Moderador.
Échale un vistazo a la guía completa para explotar al máximo de la Vista de Moderador:
Microsoft PowerPointCómo Presentar una Presentación de PowerPoint con Vista de Moderador
3. Corrección de Faltas Ortográficas
No hay nada peor que tener una palabra con faltas antes de dar una presentación. Para evitar este problema, es de gran ayuda realizar una revisión ortográfica antes de dar una presentación.
Para corregir faltas ortográficas comunes, simplemente ve a la pestaña Revisar y haz click en Ortografía. PowerPoint buscará los errores más comunes y te permitirá corregirlos cuando lo necesites.